Procedimentos, normas e orientações

É de incorporação obrigatória nos Arquivos Distritais, a documentação prevista no artigo 4º do Decreto-Lei 47/2004, que define o Regime Geral de Incorporações, sem prejuízo do disposto na legislação vigente, nomeadamente no artigo 3º do Decreto-Lei 149/83.

A documentação a incorporar encontra-se em fase de vida inactiva, em que deixou de ter utilidade administrativa e processual para a entidade produtora. Trata-se no entanto de documentação considerada de conservação definitiva atendendo às suas características avaliadas como de valor arquivístico, informativo e cultural.

Por esse facto, a transferência para o Arquivo Distrital do Porto constitui um processo delicado e tecnicamente complexo e moroso, atendendo que, justamente pelo seu valor, a documentação deverá ser incorporada nas melhores condições de identificação, tratamento e acondicionamento físico [interno > fich. 4.2.4 Preservação e conservação] de modo a estar acessível à consulta o mais rapidamente possível.

Considera-se ainda que, de acordo com o Decreto-Lei 16/93 de 23 de Janeiro, a correcta gestão documental e conservação do património documental é uma responsabilidade partilhada por rodos os intervenientes na cadeia de produção, gestão e conservação documentais e não apenas das instituições específicas de Arquivo.



Assim, qualquer incorporação no Arquivo Distrital do Porto efectua-se cumprindo as seguintes condições:

1. A entidade remetente solicita ao ADP a incorporação enviando os formulários de identificação e diagnóstico da documentação preenchidos.

2. Considerando a necessidade do processo decorrer com a máxima celeridade possível, a entidade remetente designa como interlocutor do ADP um funcionário com suficiente delegação de competências para tomar decisões imediatas relativamente à incorporação e gestão da documentação a transferir.

3. A documentação a incorporar deve ser higienizada através dos métodos tidos pelo ADP como mais convenientes.

4. No caso de se verificar situações particulares como humidade acentuada, fungos ou insectos, a entidade remetente procederá a processos de estabilização da documentação, nomeadamente as desinfestações, validados pelo ADP.

5. A documentação deve ser identificada, ordenada e instalada de acordo com as indicações fornecidas pelo ADP.

6. A entidade remetente deve preencher, sob instruções dadas pelo ADP, na aplicação “Software de Aquisições do DigitArq”, que lhe será cedida, os dados referentes à documentação, produzindo a lista de unidades de instalação/documentos a transferir e a respectiva guia de remessa e auto de entrega.

7. A transferência tem de ser acompanhada por um funcionário designado pela entidade remetente o qual faz uma primeira conferência da documentação juntamente com um técnico do Arquivo Distrital do Porto.

8. O ADP coordena tecnicamente o processo, dando igualmente apoio à instituição remetente para o que haverá as reuniões consideradas necessárias.